신입 직원 교육 챗봇 만들기

새 직원이 들어오면 “결재는 어떻게 올리죠?”, “후원 영수증 양식은 어디 있어요?”, “사례 종결은 어떤 절차예요?” 같은 질문이 쏟아지고, 선배들은 같은 답을 매번 해주느라 자기 일을 놓칩니다.

이 글은 기관 매뉴얼을 제미나이 Gems나 클로드 Projects에 올려, 신입의 반복 질문에 24시간 답하는 교육 챗봇을 만드는 방법을 다룹니다. 끝까지 따라 하면 결재 절차·양식 위치 같은 질문에 자료를 근거로 답하는 신입 교육 챗봇을 갖게 됩니다.

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준비물

• 제미나이(Gems) 또는 클로드(Projects) 계정 — 둘 중 평소 쓰는 것 하나면 됩니다
• 기관의 업무 매뉴얼·자주 묻는 질문·양식 위치를 모은 문서 한 개

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만드는 순서

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한 단계 더

• 부서별 챗봇: 회계·사례관리·후원개발처럼 부서마다 자료를 나눠 전용 챗봇을 둡니다.
• 질문 로그로 매뉴얼 보완: 신입이 자주 묻는 질문을 모아 매뉴얼의 빈틈을 채웁니다. 자주 막히는 지점이 곧 교육이 필요한 지점입니다.
• 온보딩 체크리스트: 입사 첫 주에 확인할 항목을 챗봇이 순서대로 안내하게 지침에 넣어둡니다.

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자주 묻는 질문

매뉴얼이 없거나 여기저기 흩어져 있으면 어떻게 시작하나요?

처음부터 완벽한 문서를 만들려 하지 말고, 신입이 자주 묻는 질문 목록부터 짧게 적어 시작합니다. 이 글의 준비물에서 예로 든 항목(결재 절차, 양식 위치 등) 중 이미 있는 자료만 먼저 모아 올리고, 부족한 부분은 챗봇을 써보면서 실제로 막히는 질문이 나올 때마다 하나씩 채워 나가면 됩니다.

챗봇이 매뉴얼에 없는 내용을 지어내서 답하면 어떻게 하나요?

지침에 “자료에 없으면 지어내지 말고 담당자에게 확인하라고 안내하라”는 문장이 들어 있는지 먼저 확인합니다. 이 문장이 있는데도 지어낸 답이 나온다면, 관련 내용을 매뉴얼 문서에 직접 추가해 자료 자체를 보강하는 것이 가장 확실한 해결책입니다.

인사·급여 같은 민감한 자료도 챗봇에 올려도 되나요?

올리지 마세요. 이 글에서 다루는 챗봇은 신입 직원 대상의 일반 안내용으로, 직원 개인의 급여·평가·인사 기록처럼 민감한 자료는 애초에 자료로 올리지 않는 것이 원칙입니다. 신입에게 공통으로 필요한 결재·양식 위치 같은 정보만 담아 두고, 개인별 인사 정보는 별도로 담당자를 통해 안내하도록 합니다.

같은 방식으로 자원 목록을 올려두면 복지자원 연계 챗봇 만들기 처럼 다른 업무에도 확장할 수 있습니다. 제미나이·클로드 같은 대화형 AI가 아직 낯설다면 대화형 AI 시작하는 법 부터 먼저 훑어보세요.