연간 사업평가서 쓰는 법

연간 사업평가서는 개별 사업 하나의 결과보고서와 다릅니다. 한 해 동안 진행한 여러 사업의 결과를 모두 모아 기관 전체 단위로 총괄하는 문서입니다.

자료는 사업마다 흩어져 있고 형식도 담당자마다 달라, 그걸 하나의 흐름으로 묶는 일이 가장 오래 걸립니다.

개별 사업의 계획서·결과보고서를 AI로 쓰는 방법은 사업계획서·결과보고서 작성법에서 다뤘습니다. 이 글은 그렇게 쌓인 여러 건의 결과보고서를 한 단계 더 묶는 작업입니다.

자료 모으기: 연말 전에 미리 챙겨두기

연간 사업평가서를 쓰려면 아래 자료가 필요합니다.

• 사업별 결과보고서 (사업마다 1건씩)
• 참여 인원·횟수 실적 자료
• 만족도조사 결과
• 예산 집행 내역

문제는 이 자료들이 사업이 끝날 때마다 담당자 컴퓨터 여기저기에 흩어져 저장된다는 점입니다. 연말에 한꺼번에 찾으려면 시간이 많이 듭니다.

파일을 첨부하는 두 가지 방식

자료를 다 모았다면 AI에 첨부하는 방식을 정해야 합니다. 사업 개수가 적으면 방법 A, 여러 건이면 방법 B가 낫습니다.

방법 A: 통째로 첨부하기

사업이 몇 건 안 되면 결과보고서 파일들을 한 대화창에 그대로 모두 첨부하고 바로 총괄 정리를 요청해도 됩니다. 가장 간단한 방법입니다.

방법 B: 사업별로 먼저 요약한 뒤 다시 묶기

사업 건수가 많거나 보고서 한 건의 분량이 길면, 모든 파일을 한 번에 첨부해서 요청하면 AI가 뒷부분 내용을 놓치거나 사업끼리 내용을 섞어 버리는 경우가 생깁니다. 이럴 때는 사업 하나씩 따로 요약을 받은 뒤, 그 요약들만 모아 다시 총괄로 묶는 2단계로 진행하는 편이 더 정확합니다. AI가 한 번에 다뤄야 할 분량이 줄어들기 때문입니다.

프롬프트 1: 사업 하나 요약하기

첨부한 파일은 '[사업명]' 사업의 결과보고서야.
이 파일을 아래 항목으로 요약해 줘.

1. 사업명
2. 목표 (계획 당시 세웠던 목표)
3. 실적 (참여 인원, 진행 횟수 등 첨부 자료에 나온 수치)
4. 주요 성과 (2~3줄)
5. 아쉬웠던 점·한계 (2~3줄)

숫자는 첨부 자료에 나온 그대로만 옮기고, 자료에 없는 숫자는
만들어 내지 말고 "자료에 없음"이라고 표시해 줘.

프롬프트 2: 여러 요약을 총괄로 묶기

아래는 올해 진행한 사업들의 요약이야. 사업별로 구분해서 붙여 넣었어.

[사업별 요약 붙여넣기]

이 내용을 바탕으로 연간 사업평가 초안을 작성해 줘. 아래 순서로.

1. 전체 개요 (올해 진행한 사업 수, 전체 참여 인원 등 큰 흐름)
2. 목표 대비 달성 현황 (사업별로 목표를 이뤘는지 간단히)
3. 사업별 성과와 한계 (사업마다 잘된 점과 아쉬웠던 점을 나눠서)
4. 내년 반영 사항 (한계를 바탕으로 내년에 고쳐야 할 점)

합계나 평균처럼 새로 계산해야 하는 숫자가 있으면 어떻게 계산했는지
과정을 함께 적어 줘. 요약에 없는 내용은 지어내지 마.

위 답은 사업 3건의 요약을 넣어 받은 것입니다. 요청한 대로 합계와 달성률을 어떻게 계산했는지가 함께 나와 있어, 원본 자료와 대조하기 쉽습니다.

내년 개선 과제만 따로 뽑기

총괄 평가 초안 안에 개선 사항이 뭉뚱그려 있으면 다음 해 사업계획에 반영하기 번거롭습니다. 개선 과제만 목록으로 따로 뽑아 두면 내년 사업계획서를 쓸 때 바로 참고할 수 있습니다.

방금 만든 연간 사업평가 초안에서 '내년 반영 사항'에 해당하는
내용만 모아서, 사업명별로 개선 과제를 한 줄씩 정리한 목록으로
다시 뽑아 줘.

숫자는 반드시 원본과 대조한다

자주 묻는 질문

사업마다 결과보고서 형식이 다른데 문제없나요?

문제없습니다. 프롬프트 1처럼 요약 항목(목표·실적·성과·한계)을 AI에게 미리 정해 주면, 원본 형식이 제각각이어도 같은 틀로 요약이 나옵니다. 오히려 형식이 다른 자료를 하나로 맞추는 데 이 방식이 유용합니다.

만족도조사 결과나 예산 집행 내역도 이 프롬프트에 같이 넣을 수 있나요?

네. 프롬프트 1의 결과보고서에 만족도조사 요약이나 예산 집행 내역을 함께 첨부하면 “실적” 항목에 반영해 달라고 요청하면 됩니다. 만족도조사 자체를 더 자세히 분석하려면 만족도조사 결과 분석법의 프롬프트를 먼저 활용해 요약을 만든 뒤, 그 요약을 여기에 넣는 순서가 더 정확합니다.

사업이 2~3건밖에 안 되는데도 2단계 방식을 써야 하나요?

아닙니다. 사업 건수가 적고 보고서 분량도 짧다면 방법 A(통째로 첨부)로 충분합니다. 2단계 방식은 사업 건수가 많거나 보고서 한 건의 분량이 길어 AI가 한 번에 다루기 버거울 때 정확도를 높이기 위한 방법입니다.

정리한 개선 과제는 내년도 사회복지 프로포절 작성법이나 사업계획서를 쓸 때 그대로 활용할 수 있습니다.