저희 복지관 업무 자동화툴을 소개합니다

봇을 직원들에게 열었습니다. 각자 자기 채널에서 씁니다.

여기까지 오는 데 여덟 편이 걸렸습니다. 1편에서 설문을 돌렸고, 중간에 AI 두뇌를 갈아 끼웠고, 동료 일정이 제 사업으로 잡히는 사고를 냈고, 제가 만든 안전장치에 제가 막혔습니다. 이번 편은 그 결과물이 무엇을 하는지에 대한 기록입니다.

여덟 가지가 됩니다. 문서, 실적, 일정, 일지, 운영일지, 자료 정리, 검토, 이름 익히기.

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직원은 무엇을 설치해야 하나요

아무것도 설치하지 않습니다. 이미 쓰던 채팅 앱에 평소 쓰는 말로 적으면 됩니다.

웹사이트도 없고 로그인 화면도 없습니다. 직원이 보는 것은 자기 채널 하나뿐입니다. 그 뒤에서 사무실 유휴 PC가 24시간 돌면서 지난 문서가 쌓인 저장소와 실적·예산·일정이 든 장부를 읽고 씁니다.

이 구조를 고른 이유는 하나입니다. 새 프로그램을 깔게 하면 그 순간부터 안 씁니다. 2편에서 유휴 PC를 쓰기로 정한 것도, 3편에서 채팅 앱을 창구로 삼은 것도 같은 이유였습니다.

결과보고서 초안은 어떻게 나오나요

사업 이름과 달, 문서 종류를 말하면 봇이 먼저 되묻습니다. 장부에서 찾은 숫자를 보여 주고, 문서에 들어가야 하는데 아직 없는 것을 물어봅니다.

빈칸을 채워 주면 개조식 초안이 나옵니다. 「~함」·「~음」으로 끝나는 공문서 문체입니다. 참고한 지난 문서 이름도 함께 보여 줍니다.

저장하면 일정표의 실시 날짜까지 실제 날짜로 옮겨 줍니다. 계획서에 4월 15일로 잡아 뒀는데 실제로는 4월 30일에 했다면, 결과보고서를 저장하는 김에 일정표도 30일로 맞춰 놓습니다.

문체는 사람마다 다르게 씁니다. 같은 기관 안에서도 「금회기」·「금일」을 쓰는 사람이 있고 안 쓰는 사람이 있는데, 그게 섞이면 결재에서 바로 티가 납니다. 그래서 직원별 문체를 따로 두고 그 사람 말투로 씁니다.

저장되는 일은 전부 물어보나요

저장·수정·삭제는 전부 물어봅니다. 되돌리기 쉬운 것만 바로 실행합니다.

봇은 요청 하나에 두 번 움직입니다. 첫 번째는 아무것도 못 쓰는 상태로 돌면서 「이렇게 저장하겠다」만 보여 줍니다. 사람이 진행이라고 답하면 그때 쓸 수 있는 상태로 다시 불러 승인받은 그것만 저장합니다.

업무 일지만 예외입니다. 오늘 한 일을 한 줄 적어 두는 자리라, 틀리면 그냥 한 줄 더 적으면 됩니다. 여기까지 승인을 받으면 귀찮아서 안 쓰게 됩니다.

실적 입력도 같은 흐름입니다. 날짜와 인원을 말하면 봇이 장부에 넣을 모양으로 정리해 보여 주고, 진행이라고 답해야 들어갑니다.

강사비 지급 근거표도 만들어 주나요

만들어 줍니다. 날짜별 일계와 월계, 연초부터의 누계를 표로 뽑아 화면에 보여 줍니다.

이 표는 파일로 저장하지 않습니다. 화면에만 보여 주고 직원이 복사해서 결재 양식에 붙입니다. 여기 숫자는 결재에 올라가는 값이라 봇이 어림으로 채우지 못하게 막아 뒀습니다. 장부에서 더한 값만 씁니다.

결재 올리기 전에 봇이 봐 주기도 하나요

봅니다. 다만 고치지는 않고 지적만 합니다.

검토를 시키면 결재자·실무자·수치·예산 네 관점으로 문서를 읽고, 반드시 고쳐야 할 것과 고치면 좋은 것과 사람이 판단해야 할 것으로 나눠 보여 줍니다.

세 번째 묶음을 일부러 뒀습니다. 봇이 판단할 수 없는 것까지 판단해 버리면, 그 문서가 결재에 올라가서 사람이 대신 책임집니다. 모르는 것은 모른다고 적고 어디에 물어보라고까지 적게 했습니다.

사업 이름을 다르게 부르면 못 알아듣나요

한 번은 못 알아듣습니다. 알려 주면 그다음부터는 알아듣습니다.

장부에 적힌 정식 사업명과 직원들이 실제로 부르는 이름은 거의 항상 다릅니다. 정식 명칭이 길어서 아무도 그렇게 안 부르거든요. 그래서 별명을 등록해 두는 자리를 만들었습니다.

정리 안 된 자료를 사업별 폴더로 옮기는 일도 합니다. 옮기면서 이 자료를 왜 모았는지와 언제 쓸 것인지를 붙여 두는데, 그 두 줄은 봇이 자료를 읽고 짐작해서 채운 것입니다. 그래서 그렇게 채웠다고 화면에 밝히고 고칠 기회를 줍니다.

만들면서 되돌린 것은 무엇인가요

네 가지를 되돌렸습니다. 처음 생각이 다 틀렸습니다.

이름 가리기를 넣었다가 뺐습니다. 개인정보를 지켜야 하니 사람 이름을 「홍○동」처럼 가리게 만들었습니다. 그런데 그 문서가 결재에 올라갑니다. 이름이 가려진 계획서는 결재가 안 됩니다. 그래서 이름은 그대로 두고, 주민등록번호·휴대전화번호·계좌번호·집 상세주소·개인 이메일만 못 나가게 막았습니다. 기관 이름과 대표번호는 원래 공문서에 들어가는 값이라 막지 않습니다.

대화창에도 공문서체가 새어 나왔습니다. 문서를 개조식으로 쓰게 했더니 직원에게 말할 때도 「확인함」·「저장 완료됨」으로 답했습니다. 읽는 사람 입장에서는 기계에 혼나는 기분입니다. 문서 본문만 개조식이고 사람에게 하는 말은 존댓말이라고 따로 못 박았습니다.

초안이 화면에서 제멋대로 꾸며졌습니다. 채팅 앱이 숫자로 시작하는 줄을 번호 목록으로 바꾸고 밑줄 기호를 기울임으로 바꿉니다. 그래서 화면에 보이는 것과 저장되는 것이 달라졌습니다. 초안을 상자 안에 담아 보여 주는 것으로 해결했습니다. 위 화면들에서 초안만 회색 상자에 들어 있는 이유가 이것입니다.

검토자를 넷 두려다 한 명으로 줄였습니다. 결재자·실무자·수치·예산 네 사람이 동시에 읽는 방식으로 만들려고 했는데, 안에서 도는 AI가 여러 인격을 한꺼번에 굴리지 못했습니다. 그래서 한 명이 관점을 하나씩 갈아 끼우며 네 번 읽는 방식으로 바꿨습니다. 결과물은 비슷한데 시간이 더 걸립니다.

지금 안 되는 것은 무엇인가요

봇이 쓴 것을 사람이 안 읽으면 그대로 나갑니다. 이게 제일 큰 한계입니다.

승인 절차는 사람이 읽었다는 것을 확인해 주지 않습니다. 「진행」 두 글자는 읽고 눌렀는지 안 읽고 눌렀는지 구별하지 못합니다. 초안 맨 아래에 검토하고 쓰라는 문구를 붙여 뒀지만, 그 문구가 실제로 사람을 멈춰 세우는지는 확인하지 못했습니다.

과거 문서를 참고해 쓰는 방식에도 한계가 있습니다. 지난 문서가 잘못 쓰여 있으면 그 표현을 그대로 물려받습니다. 봇은 그 문서가 결재를 통과했는지 반려됐는지 모릅니다.

장부와 문서 저장소가 서로 다른 곳에 있는 것도 아직 정리하지 못했습니다. 한쪽만 백업되고 다른 쪽이 안 된 상태로 며칠이 지날 수 있습니다.

기능이 여덟 개인 것 자체도 위험합니다. 하나가 잘못 알아들으면 그 결과가 다른 기능으로 넘어갑니다. 결과보고서를 저장하면 일정이 따라 움직이는 것이 편한 만큼, 사업을 잘못 골랐을 때 두 군데가 같이 틀립니다.

도입하기 전에 물어보시는 것들

코딩을 모르는데 이런 걸 만들 수 있나요

코드는 제가 안 썼습니다. AI에게 시켰습니다. 제가 한 일은 무엇을 만들고 무엇을 안 만들지 정하는 쪽이었습니다. 이름 가리기를 빼기로 한 판단, 일지만 승인에서 뺀 판단, 봇이 판단 못 하는 것을 판단 못 한다고 적게 만든 판단은 전부 코딩 실력이 아니라 그 업무를 해 본 데서 나왔습니다.

우리 기관에도 그대로 쓸 수 있나요

그대로는 못 씁니다. 이 봇은 저희 장부 구조와 문서 양식에 맞춰 만든 것입니다. 사업 분류가 다르고 결재 양식이 다르면 안에 든 것을 거의 다시 만들어야 합니다. 옮길 수 있는 것은 코드가 아니라 순서입니다. 설문으로 무엇이 제일 귀찮은지 확인하고, 한 사람이 먼저 쓰고, 되돌릴 수 없는 일에만 승인을 붙이는 순서 말입니다.

이용자 개인정보가 AI로 넘어가지 않나요

봇이 다루는 것은 사업 실적과 예산과 문서 초안입니다. 상담 기록이나 이용자 명단은 넣지 않습니다. 그래도 사업 문서에는 참여자 이름이 들어가므로, 번호와 주소와 계좌를 막는 문지기를 따로 뒀습니다. 어디까지 넣어도 되는지는 AI에 이용자 정보 넣어도 될까에 정리해 두었습니다.

왜 새 프로그램을 안 만들고 채팅 앱을 썼나요

새 프로그램은 직원이 안 엽니다. 하루에 한 번 열어야 하는 창을 하나 더 만드는 순간, 그 창은 안 열립니다. 이미 하루 종일 켜 두는 창 안에 넣는 편이 훨씬 낫습니다. 만드는 쪽에서도 화면을 안 만들어도 되니 그만큼 시간이 덜 듭니다.